Нови електронни работни книжки от 2020 г

2024 Автор: James Gerald | [email protected]. Последно модифициран: 2024-01-12 17:38

Ще ви кажем какво да правите при промяна на начина на водене на кадрови записи. Каква документация е необходима, за да може работодателят да получи електронни работни книжки от 2020 г.

Подаване на документи

Стана известно, че от 2020 г. електронните работни книжки ще бъдат валидни. Това е документ, аналогичен на традиционния хартиен. Все още не е ясно какво трябва да направят руските работодатели, както и откъде да започне процедурата по регистрация.

Преходът към нов метод за водене на записи може да се извърши от всеки на доброволни начала. Можете също да запазите хартиен документ. От 2020 г. всички работодатели трябва да предоставят информация на ЗФР всеки месец за настъпилите промени в персонала и за избора на служителя на метода за водене на записи, по -специално електронни трудови книжки.

Инструкция стъпка по стъпка

Всеки ръководител на компанията в процес на преминаване към електронни работни книжки от 2020 г. трябва да знае какво да прави в този случай и откъде да започне. Мениджърите трябва внимателно да проучат стъпка по стъпка инструкциите по-долу.

Интересно! Какви ще бъдат плащанията на ветераните от военните действия през 2020 г.

Създавайте поръчки

Първото нещо, с което работодателят трябва да започне, когато преминава към електронни работни книжки от 2020 г., е да издава заповеди. Според документите ще се определи какво трябва да се направи от конкретни длъжностни лица, по -специално служители по персонала, счетоводители и др. Ще се изискват поръчки:

• който ще одобри плана за действие, свързан с въвеждането на документа от новия формат;
• относно назначаването на лица, отговорни за поддържането на книги в електронен формат.

Изменения в местните закони

Местните актове на предприятието също подлежат на корекция. Следните документи се коригират:

• длъжностни характеристики на тези лица, които са официално отговорни за поддържането на електронни работни книжки и за предоставянето на формуляри за отчитане;
• работен процес, а именно процесът на формиране на алгоритъма, както и времето на документацията и предоставянето на информация;
• местни актове, съдържащи данни за трудовите документи. Това могат да бъдат вътрешни трудови правила или инструкции за работния процес.

Интересно! Размерът на майчиния капитал на 1 дете през 2020 г.

Гаранция за готовност за предаване на данни

Всеки работодател е длъжен да осигури готовността да предостави информация за трудовите дейности за обработка и съхранение в информационната база на пенсионния орган.

Необходимо е също така да се настрои електронна пощенска кутия, така че всеки служител да може да изпраща заявления за получаване на информация за работните дейности.

Известие за персонала

На първо място, важно е да уведомите държавата, че форматът на документа се променя от 2020 г. - с това трябва да започне работодателят, преди да направи нещо при преминаване към електронни работни книжки. Това трябва да стане преди юли тази година. Форматът на известието се избира независимо.

Служителите трябва да са запознати с новия формат на документа, как работи и какво дава. Също така е важно да се обясни как може да се получи информация за заетостта.

След това всеки служител на предприятието трябва да подаде заявление до края на текущата година, в което да посочи избрания формат на трудовата книжка. Разрешено е да напуснете както преди или напълно да преминете към електронната система.

Няма фиксиран формуляр за заявлението, той се изготвя под всякаква форма. Все още се препоръчва да се формира единен шаблон за приложение.

Преди да преминете към електронни работни книжки, въведени от 2020 г., е важно внимателно да проверите хартиените документи и да се уверите, че са попълнени и поддържани правилно. Ако е необходимо, поправете и попълнете липсващата информация.

Подаване на заявления

До 31 декември 2020 г. е необходимо да се организира приемането на заявления от персонала за избор на формата на електронни книги. В случай, че служителят не е подал заявление по уважителна причина преди посочения срок, му се предоставя възможност да го направи в друг момент.

Добрите причини включват: отпуск по болест, отпуск, отпуск по майчинство, както и други основания, на които служителят е запазил работата си.

Издаване на хартиени документи

Всички служители, които са направили избор в полза на електронната система, преди началото на следващата година, трябва да получат в ръцете си хартиените си документи, които трябва да бъдат подписани в книгата за регистриране на движението на трудовите книжки. Също така е важно да оставите следа в него, че служителят е представил съответно изявление.

Съдбата на хартиените документи

Важно е да се отбележи, че хартиените документи могат да продължат да се използват заедно с електронната версия. Ръководителите на заводите ще продължат да водят записи и ще ги държат на определено място. През тази година, обявена за преходен период, служителите по персонала ще въвеждат информация както на хартиен, така и в електронен вид.

Но в началото на следващата година само тези служители, които са успели да подадат заявление със съответно искане до края на тази година, ще могат да напуснат хартиения носител. Всички служители, които не са уведомили ръководството за своето желание, ще бъдат предадени на работа.

Електронната система се въвежда непрекъснато и ще бъде възможно да се премине към нея от хартиен носител по всяко време. Трудовата дейност на гражданите, кандидатстващи за работа през 2021 г. за първи път, ще се записва само в електронната система, не се предоставя хартиен носител.

Всеки служител може да се нуждае от информация за работните си дейности. За да го получите, трябва да подадете заявление до работодателя с посоченото искане.

На свой ред ръководството на компанията, в рамките на три дни след получаване на заявлението, е длъжно да издаде необходимия документ на гражданина. Информацията трябва да бъде заверена с печат и подписана от ръководителя. Информацията може да бъде предоставена и по електронен път.

Ръководството на предприятието ще бъде наказано в случай на забавяне по негова вина при издаване на документ или предоставяне на информация за дейността на служител при уволнението му. Той също така носи отговорност, ако:

• документът съдържа неточна информация за работата на дадено лице или причината за прекратяване на договора;
• в рамките на договорения срок информация за трудовата дейност на гражданина не е прехвърлена или не е посочена изцяло до пенсионния орган.

Ако неправилната причина за уволнението на гражданин се превърне в пречка за заетост на друго място на работа, съдът може да постанови да плати на лицето сума, равна на средния доход за целия период на принудителната му „ваканция“.

Обобщавайте

1. От 2020 г. се въвеждат електронни работни книжки. Подмяната на стария формат за водене на кадрови записи с нов се извършва от служители на доброволни начала.
2. Тези, които искат да преминат към електронната форма на документа, трябва да подадат заявление за това преди края на текущата година. В този случай работните книжки на хартия ще им бъдат предадени под подписа в счетоводната книга.
3. Ако служителят няма време да подаде документа преди определения срок, тогава хартиеното водене на записи на неговата трудова дейност остава.
4. Електронната система ще работи за целия персонал, включително и за тези, които са решили да запазят хартиените си носители. В този случай служителите по персонала са длъжни да попълнят както традиционна книга, така и да водят електронни записи.
5. Най -накрая можете да преминете към новия формат по всяко време.
6. Тези, които започват работа през 2021 г., вече няма да могат да получават хартиен документ. Дейността им ще се записва само под формата на електронна трудова книжка.